Iti doresti sa organizezi evenimente corporate, dar esti la inceput de drum? Vrei sa stii care sunt primii pasi in a deveni corporate event manager, dar nu stii de unde sa incepi sau ce lucruri sa iei in calcul?
Ei bine, te afli in locul potrivit! Pentru ca ne-am decis sa iti oferim cateva sfaturi despre lucrurile cele mai importante pe care trebuie sa le consideri atunci cand iti doresti sa organizezi o petrecere corporate de succes.
1.Totul incepe de la un concept bine gandit. So, what’s your story?
Inainte a organiza o petrecere corporate, trebuie sa construiesti povestea din spatele acesteia. Fie ca te hotarasti ca va fi o petrecere tematica, sau ai in gand un nou concept de petrecere, noteaza toate ideile intr-o agenda (brainstorming). Vorbeste cu managerul companiei pentru a-ti cunoaste mai bine publicul! Astfel, ideile tale le poti completa cu dorinta invitatilor, incat sa organizezi petrecerea perfecta pentru acestia. Este greu la inceput, poate dura cateva zile sau doar cateva ore. Important este sa gasesti mesajul potrivit pe care vrei sa il transmiti!
2. “Money make the word go round”. Asa ca stabileste de la bun inceput care este bugetul in care vrei sa te incadrezi!
Odata ce ai stabilit conceptul petrecerii tale, urmatorul pas (unul dintre cei mai importanti, de altfel) este calcularea bugetului! Este important atat pentru tine, cat si pentru firma-client, sa stabiliti impreuna o suma. De aceea, dupa discutia cu managerul firmei, care iti poate da toate detaliile legate de nevoile si dorinte invitatilor, fa-ti o lista cu toate cheltuielile aferente si cerceteaza bine piata! In acest fel poti stabili o oferta de nerefuzat, de pe urma careia ambele parti sa aiba de castigat.
Reminder! Mereu ai in vedere sa iti pastrezi o marja de eroare cand vine vorba de calcularea bugetului. Niciodata nu vei sti ce cheltuieli neasteptate vor aparea pe parcurs.
3. As young Benjamin Franklin said in Advice to a Young Tradesman: “Time is money”.
Vrei o petrecere corporate exclusivista bine organizata? Atunci, sfatul nostru este sa iti calculezi din timp conceptul petrecerii, data la care vei organiza evenimentul, numarul de invitati, sponsorii s.a.m.d. In functie de numarul de invitati sau de spatiul pe care trebuie sa il aranjezi pe baza conceptului tau, timpul de organizare poate varia intre 6 luni si 1 luna din momentul in care ai pus la punct planul de bataie. Astfel, in tot acest timp, poti gasi locatia ideala si sponsorii de care ai nevoie. Amintesteste-ti, insa, ca piata este intr-o continua fluctuatie! Asa ca, in timp ce organizezi evenimentul, nu uita de costurile adiacente.
4. Pasul urmator? Gaseste locatia perfecta pentru evenimentul tau!
Locatia aleasa este foarte importanta, atat pentru organizatorul evenimentului, cat si pentru invitatii firmei. De aceea, locul trebuie sa fie potrivit pentru conceptul creat de tine, cat si sa corespunda cu nevoile, dorintele, aspiratiile invitatilor sau chiar numarul lor. De asemenea, este foarte important ca locatia exclusivista de organizat evenimente pe care ai ales-o, sa fie accesibila, sa aiba un loc de parcare potrivit, o bucatarie pentru firma de catering, un spatiu special de networking, cat si un spatiu mai retras, unde se pot discuta viitoarele proiecte ale firmei.
Sfat: Sunt foarte multe locatii, mai ales in Bucuresti. Important este sa verifici intotdeauna oferta de locatie pentru petrecerea corporate, cat si spatiul propriu-zis, inainte de a stabili daca acolo doresti sa organizezi evenimentul.
5. Programul.
Pentru orice petrecere este nevoie de un program, fie el artistic sau nu. Acesta se stabileste deseori in functie de profilul firmei, domeniul in care activeaza, sau pur si simplu de dorinta invitatilor. Idei precum un show de magie, un spectacol bun de stand-up, un numar de dans sau un violonist talentat, sunt tipul de idei care merg integrate usor intr-un program artistic. Pana la urma, cu totii ne dorim un moment de relaxare si siguranta alturi de colegii nostrii, nu? La sfarsit poti organiza si o decernare de premii precum: cel mai intelegator coleg, cel mai inovativ, cel mai haios si lista poate continua.
6. Prezinta desfasurarea evenimentului si invitatilor!
Ai organizat totul; de la calcularea bugetului, la numarul de invitati, de la asezarea meselor, pana la numarul de momentele artistice. Nu ai dori acum, pe sfarsit, sa ai parte de invitati debusolati, nu? Asa credeam si noi! Ei bine, dupa ce ai pus totul in ordine, nu e niciodata o idee rea sa faci un desfasurator atat pentru managerii firmei, cat si pentru invitati. Fie ca este vorba de ora de cinat, fie ca este vorba de un moment artistic sau chiar de decernarea premiilor firmei, anunta timpul in care se vor desfasura !
P.S. Ai in vedere ca desfasuratorul sa fie facut pe intelesul tuturor si cat mai precis! Nimeni nu doreste sa se pregateasca de dans, dar sa afle ca petrecerea s-a terminat.
7. Firme de catering, somelieri si alte tipuri de angajamente.
La orice tip de petrecere, fie ea corporate sau nu, vorbim despre firmele de catering pe care trebuie sa le angajam, fie de somelierii care se ocupa cu servirea celor mai rafinate vinuri! Chiar daca exista meniuri deja stabilite, nu ezita sa discuti cu firma de catering pe care ti-o doresti. De exemplu, poti cere un meniu facut pe diferite specialitati, in functie de tara de provenienta a firmei: Italia, Germania, Grecia, China. Orice tip de mancare sau de vin ai alege, nu uita ca mereu exista un moment bun pentru alte idei, mai ales ca masa reprezinta un moment destul de important. Printr-o simpla masa, dar gatita intr-un mod inedit, invitatii se pot simti apreciati si recompensati cum se cuvine.
8. Who are you when your boss is not around? “Blame it on the boogie”.
Atmofera creata reprezinta un punct cheie in desfasurarea unui eveniment. De aceea, recomandarea noastra este angajarea unui DJ. De ce? In primul rand, acesta stie cel mai bine care sunt preferintele oricarui tip de public, fie el corporatist. Avand experienta, acesta poate intretine atmosfera in functie de momentele programului pe care le-ai stabilit. De aceea, iti recomandam, inainte de a stabili cu cine mergi mai departe, sa organizezi o intalnire. Descrieti-i conceptul evenimentului si aflati care sunt viziunile sale asupra petrecerii.
9. Dear friend, I’m writing this to you…
Ai pus toate detaliile la punct? Nu uita de invitati! Sunt numerose moduri de a informa invitatii despre data, ore si locul de desfasurare a evenimentului. Cand vine vorba de conceptul invitatiilor, aici sunt mai multe variante. Poti trimite un mail sau poate un event creat pe retelele de socializare este o idee mai practica ? Din punctul nostru de vedere, cel mai frumos mod de a trimite detaliile evenimentului este metoda clasica: invitatia propiu-zisa. Aceasta poate fi chiar si sub forma unei scrisori fizice, de ce nu? Astfel, poti crea o invitatie interesanta din punct de vedere visual, bine detaliata si care sa atraga admiratie si interes.
10. “We’re leaving together, but still, it’s farewell”
Fie ca este vorba de sfarsitul evenimentului, cand toata lumea se pregateste de plecare, acest moment al evenimentului este la fel de important ca celalalte! Asadar, nu rata sa faci din acesta un potential inceput pentru o viitoare colaborare cu firma pe care ai gazuit-o. Pentru partea de final te poti gandi la un discurs de apreciere si multumire a muncii intregii firme. Poate fi tinut atat de tine, organizatorul evenimentului, cat si de managerul firmei sau poate chiar de un invitat! Te poti gandi, de asemenea si la un mic cadou simbolic pentru invitati, pentru a le pastra amintirea evenimentului.
La orice eveniment, un feedback este binevenit! Pe langa faptul ca vei afla care a fost viziunea acestora despre modul in care ai organizat petrecerea si cum poti sa o organizezi si mai bine data viitoare, le si transmiti faptul ca parera lor este importanta pentru tine, intrucat acest eveniment a fost dedicat lor.
